충청남도교육청 기록물 관리에 관한 조례안

(홍기후 의원 대표발의)

의안번호	제 765호		발의연월일 :	2020. 7. 2 .
			발 의 자 :	홍기후,오인철,김은나 김석곤,이종화,김동일김영수,윤철상,조철기 최 훈,안장헌,이선영김기서 의원(13인)

1. 제정 이유

충청남도교육청 소관 기록물의 체계적인 생산과 안전한 보존을 위한 관리 기준을 정립하여, 기록물의 효율적 활용과 적극적 공개를 통해 투명하고 책임있는 교육행정을 구현하고자 함

2. 주요 내용

가. 기록관의 설치 및 관할·기능(안 제4조부터 안 제5조까지)

○ 충청남도교육청과 교육지원청에 두는 기록관의 설치 및 기능에 관한 사항을 규정함

나. 기록물평가심의회 구성 및 운영(안 제8조)

○ 기록관 업무를 평가·심의하기 위하여 ‘기록물평가심의위원회’를설치함

다. 열람과 대출·제한(안 제11조부터 안 제12조까지)

○ 기록물의 효과적 관리를 위하여 열람과 대출 등에 관한 사항을 규정함

라. 기록물의 전산화(안 제13조)

○ 기록물 중 활용가치가 높은 기록물 등을 전산화하여 기록정보를 신속하게 검색 및 활용할 수 있도록 함

3. 참고 사항

가. 충청남도교육청 기록물 관리에 관한 조례안

나. 관련법규 : 공공기록물 관리에 관한 법률

다. 성별영향평가 : 별도 개선 사항 없음(2020.6.29., 정책기획과)

라. 부패영향평가 : 부패발생 요인 없음(2020.6.25., 감사관)

마. 규제심사 : 행정규제 없음(2020.6.29., 정책기획과)

바. 비용추계 미첨부 사유서

충청남도 조례 제      호

충청남도교육청 기록물 관리에 관한 조례안

제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에 따라 충청남도교육청 소관 기록물 관리의 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “기관”이란 충청남도교육청(이하“도교육청”이라 한다)·교육지원청·직속기관·각급 학교를 말한다.

2. “각급 학교”란 「유아교육법」 제2조 및 「초·중등교육법」 제2조에 따라 설립된 충청남도교육감 소속의 공·사립 학교를 말한다.

3. “기록관”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존·관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관으로 도교육청과 각 교육지원청에 둔다.

4. “영구기록물관리기관”이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 행정기록물을 인수·보존하며 민간교육사료를 수집·관리·활용하기 위한 기관을 말한다.

5. “처리과”란 도교육청·교육지원청·직속기관의 각 단위 부서 및 각급 학교를 말한다.

6. “서고”란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.

7. “폐지기관”이란 법 제25조에 따라 충청남도교육감 소속 기관에서 폐지된 기관을 말한다.

제3조(적용범위) 이 조례는 도교육청, 교육지원청, 직속기관과 각급 학교에 적용한다.

제4조(기록관의 설치 및 관할) ① 도교육청 기록관은 도교육청 총무과에 설치하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 도교육청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 사항을 담당한다.

② 교육지원청 기록관은 각 교육지원청 행정과에 설치하고 기록관의 장은 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물 관리에 관한 사항을 담당한다.

③ 기록관의 장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④ 기록관의 장은 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

제5조(기록관의 기능) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 소관 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용

3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보

4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리

5. 기록물 서고·행정자료실 관리

6. 소관 기록물 관리에 대한 지도·감독·지원 및 교육

7. 기록관리시스템 설치와 운영

8. 주요 기록물의 디지털화 및 검색·열람 서비스 제공

9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류

10. 기록관리기준표 관리

11. 그 밖에 기록물 관리에 관하여 필요한 사항

제6조(기록관리시스템 구축 및 운영) ① 기록관에는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축·운영하여야 한다.

② 기록관리시스템은 기록물의 수집·보존·검색·활용·이관·폐기 및 생산현황통보 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

제7조(기록물의 보관) 직속기관과 각급 학교의 장은 서고를 설치하고 당해 기관의 비전자적 형태의 기록물이 관할 기록관으로 이관되는 시점까지 안전하게 보관하도록 한다.

제8조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 도교육청과 교육지원청은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기·보존기간 재책정·보류의 적정 여부

2. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기에 관련하여 필요한 사항

② 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.

③ 제2항에 따른 위원 중 내부위원은 소속 공무원으로 하고, 외부위원은 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다.

④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하되 1회에 한하여 연임할 수 있다.

⑤ 심의회 위원장은 기록관의 장으로 한다.

⑥ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑦ 심의회는 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다.

제9조(보안관리) ① 기관의 장은 「보안업무규정」에 따라 서버실을 통제구역으로, 보존서고를 제한구역으로 지정·관리하여야 한다.

② 서버실 및 서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

제10조(기록물 보존환경 점검) ① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인

2. 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

② 서버실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제11조(열람과 대출) ① 기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무 시간으로 한다. 다만, 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

② 기록물의 열람은 관리책임자가 지정한 장소에서 하여야 하며, 관리책임자의 지시에 따라야 한다.

③ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.

④ 기록물을 대출받은 공무원(교육공무직원을 포함한다)이 휴직·정직·퇴직·다른 기관 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

⑤ 서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 기록물의 무단 반출

3. 서고의 시설·장비의 훼손 또는 파괴

4. 그 밖에 서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

제12조(열람과 대출의 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람·대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물의 경우

6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

제13조(기록물의 전산화) 기록관의 장은 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 전산화를 추진하여 정보가 검색활용 될 수 있도록 하여야 한다.

1. 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물

2. 사료적 가치가 높은 건축물이나 각종 형태의 구조물 등의 기록물

3. 증명적 가치가 높아 현장 또는 형상 등의 확인을 위해 보존할 필요가 있는 기록물

4. 폐지기관의 기록물 중 교육사적 가치가 높은 기록물

5. 기타 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 기록물

제14조(기록물의 활용) 기록관의 장은 기록물을 활용하여 교육 목적의 홍보 또는 전시 등의 사업을 추진할 수 있다.

제15조(시행규칙) 이 조례의 시행에 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다.

부칙

이 조례는 공포한 날부터 시행한다.

관련법규

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 [법률 제16661호, 2019. 12. 3., 일부개정]

제13조(기록관) ① 공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령으로 정하는 공공기관은 기록관을 설치·운영하여야 한다. 다만, 제14조에 따른 특수기록관을 설치·운영하는 공공기관의 경우에는 그 공공기관 내에 기록관을 설치할 수 없다.

② 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 해당 공공기관의 기록물관리

3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리

4. 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수

5. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

6. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련

7. 다른 기록물관리기관과의 연계·협조

8. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

비용추계서 미첨부 사유서

1. 비용발생요인 및 관련 조문

○ 본 조례안 제13조(기록물 전산화) 비용발생 요인 있음

2. 미첨부 근거규정

가. 충청남도 의안의 비용추계에 관한 조례 제3조

제3조(비용추계서의 제출 범위) ① 도지사 또는 도의회의 의원과 위원회가 예산 또는 기금상의 비용을 수반하는 의안을 발의하는 경우에는 비용추계서를 별지 제1호 서식에 따라 첨부하여야 한다.

나. 충청남도 의안의 비용추계에 관한 조례 시행규칙 제2조

제2조(비용추계서의 제출범위) ① 조례 제3조제1항과 관련 다음에 해당되는 경우에는 비용추계서를 작성하지 아니 할 수 있다.

1. 예상되는 비용이 연평균 1억원 미만이거나 한시적인 경비로서 총 3억원 미만인 경우

3. 미첨부 사유

○ 본 조례안이 시행될 경우, 기존 기록물 관리 예산에서 기록정보의 체계적 관리를 위한 전산화 사업 실시 등을 위한 예산이 추가 발생할 것으로 예상되나, 그 소요 예정 예산은 연평균 1억원 미만으로 예상되어 비용추계서를 미첨부함

4. 작 성 자 : 충청남도의회 의원 홍기후